10% responsáveis por 90%

Um profissional altamente produtivo é aquele que sabe selecionar as poucas atividades que merecem atenção — e insiste até que estejam concluídas. É o passo para alavancar o seu rendimento e ter sucesso em um mercado de trabalho cada vez mais exigente. Só 10% das tarefas são responsáveis por 90% dos resultados. Todo o resto é irrelevante e pode ser delegado ou eliminado. O seu rendimento vai dobrar ou até triplicar se você se dedicar exclusivamente às suas prioridades.

Se a crise econômica que se arrasta há anos no Brasil produziu uma legião de desempregados. De outro, criou “sobreviventes” que preservaram seus empregos, mas acumularam funções.

Então, qual é o conselho para quem precisa resolver mais tarefas em menos tempo?

A saída para enfrentar esse desafio é investir na própria produtividade. É comum o medo de ser substituído por outra pessoa mais eficiente em tempos de crise, porém se tornar mais produtivo é mais simples do que parece. O problema é que as pessoas desperdiçam tempo com coisas que não têm nenhum valor, que não produzem nenhum resultado, e nem se apercebe disso. Uma das ferramentas para escapar disso é a “Lei das Três Tarefas”.

Funciona assim: se você fizer uma lista com tudo que precisa fazer ao longo de um mês, chegará a uns 30 itens. Se analisá-los bem, descobrirá que apenas 3 são responsáveis por 90% dos seus resultados; todo o resto é perda de tempo. Quem passa muito tempo envolvido com as outras 27 tarefas irrelevantes é menos produtivo.

Então, as pessoas que estão sempre ocupadas são menos produtivas do que parecem? Sim!

Se você está ocupado com dezenas de tarefas irrelevantes, então não está trabalhando naquelas poucas que são relevantes. Gastar energia em coisas desprovida de valor para a vida é sinonimo de desperdício.

As pessoas produtivas, delegam, terceirizam ou eliminam todas as tarefas que não interessam.

O milionário Warren Buffett, declara que o segredo do seu sucesso é simplesmente dizer “não” para tudo que não esteja ligado às duas ou três tarefas mais importantes do seu dia.

Como descobrir quais são essas três tarefas cruciais?

Pegue um papel e faça uma lista com tudo que você precisa fazer hoje. Faça então a seguinte pergunta: se eu pudesse fazer só uma coisa, qual seria? Então comece a trabalhar nela, e apenas nela, até concluí-la. Use esse mesmo raciocínio para determinar as outras poucas atividades que realmente precisam ser feitas. As empresas, os negócios querem pessoas que tragam resultados.

Acredite! Seu rendimento vai dobrar ou mesmo triplicar se você se dedicar exclusivamente às suas prioridades.

O que é uma prioridade?

Fácil! É algo que leva você a realização do objetivo mais importante da sua carreira. Uma não-prioridade é algo que te afasta desse objetivo. Sacou?

Há objetivos de curto prazo, que exigem providências imediatas. Para identificá-los, a pergunta essencial é: qual é o emprego mais valioso do meu tempo agora? Reconheça essa tarefa crucial e faça-a imediatamente. Cada minuto importa!

Já os objetivos de longo prazo são aqueles que têm enorme consequência para sua vida e carreira. Resumindo, faça a seguinte pergunta: qual é a coisa mais importante que eu preciso fazer hoje para atingir o meu objetivo mais importante no longo prazo?

Uma tendência natural dos seres humanos é adiar trabalhos difíceis, intrincados ou aborrecidos. Devemos fazer o oposto, começar sempre pelo que há de mais desagradável na lista de tarefas.

Como assim!?

Pela manhã “coma um sapo vivo”. Esse “sapo” é a sua tarefa mais complicada, mais assustadora. Persevere até ela estar 100% pronta. Por que alguém faria isso? Porque, ao final, a satisfação de saber que aquilo foi a pior coisa que poderia acontecer com naquele dia é motivador. Ao se livrar do que é difícil, o cérebro libera endorfina e você fica cheio de energia. A sensação de motivação é tão grande que a vontade de começar uma nova tarefa vai aparecer!

Existem tantos procrastinadores crônicos porque evitar o contato com o que é desagredável nos traz prazer J Mas isso traz felicidade? Quando começo e termino uma tarefa, sinto uma enorme felicidade. É algo que traz auto-estima, energia, entusiasmo, bem-estar. Razão pela qual pessoas altamente produtivas são muito mais felizes nos seus empregos do que as improdutivas.

Se a tecnologia facilita e agiliza certos trabalhos, por outro cria distrações irresistíveis. Como usar apenas o lado benéfico da internet?

O propósito de todo avanço técnico é diminuir o tempo e a energia necessários para fazer alguma coisa. O objetivo é aumentar a nossa qualidade de vida. A disciplina e a capacidade de planejamento é que vão determinar o bom uso desses recursos. Você precisa saber o que é preciso fazer, caso contrário vai se perder com distrações.

É possível ser mais produtivo realizando várias tarefas simultaneamente?

Está provado que quem faz uma coisa por vez acaba realizando muito mais.

Porque?

Se você tira o olhar de uma tarefa para fazer outra, demora cerca de 20 minutos para voltar à sua missão original. Ou seja, se você ficar interrompendo o tempo todo um determinado trabalho, você demora muito mais para completá-lo. As interrupções causam cansaço e frustração. Por isso, concentrar-se numa única tarefa, sem interrupções, ignorando todo o resto, gera produtividade.

Então qual o jeito perfeito de começar seu dia?

Atenção! Tudo começa na noite anterior. Planeje tudo o que você precisa fazer no dia seguinte e organize os seus itens numa lista.

Que tal o método ABCDE?

É simplesmente! Coloque uma dessas letras ao lado de cada tarefa. O critério tem a ver com a palavra-chave da administração do tempo: que é “consequência”.

A tarefa A é aquela que terá grandes consequências positivas para você se for concluída.

A tarefa B é aquela que terá consequências, mas não tão grandes quanto as de A.

A tarefa C é aquela que não trará quase nenhuma consequência.

A D é aquela que você pode delegar.

A E é aquela que você pode eliminar.

Ao iniciar o dia, pegue sua lista e comece a trabalhar em A. Não veja mensagens nem se ocupe com mais nada até concluí-la. Quando isso acabar, aí sim dirija a sua atenção para outras coisas e saiba que o maior desafio do dia já passou. ;-)

Texto inspirado em Brian Tracy

autor do livro “Comece pelo mais difícil”.